Zkušenosti z obcí

Liberec, Jaromír Baxa – zastupitel

Motivací pro zveřejňování smluv je zejména snaha ukazovat transparentnost. Výhodou je pak možnost vyhledávat smlouvy a číst v nich aniž by bylo nutné být na úřadě a obesílat specifický odbor. Snažší je tak i práce zastupitele. Zbavíte se také obviňování z toho, že pro své nástupce vytváříte kostlivce ve skříni. Doporučujeme využívat již existující centrální registr smluv na Portálu veřejné správy Ministerstva vnitra a používat formáty, které umožňují snadné vyhledávání.

Děčín, Tomáš Kejzlar – vedoucí oddělení informatiky

Zveřejňováním smluv se město ve svých vztazích jednoznačně mnohem více otevírá občanům a to je bezesporu pozitivní pro obě strany. V současnosti odpovídá za zveřejňování smluv oddělení veřejných zakázek. V přípravě je zveřejňování řady dalších typů smluv, kdy budou za zveřejňování odpovídat jednotlivé odbory magistrátu. Jednoznačnou pomocí pro zveřejňování je aplikace, která celý postup zautomatizuje. Nenaroste tak zbytečně administrativa. Velmi důležíté je do všech smluv do závěrečných ustanovení uvést formulaci o souhlasu obou smluvních stran se zveřejněním v plném znění; tím je ošetřeno riziko porušení ochrany osobních údajů a obchodního tajemství.

Jak občané, tak úředníci Úřadu městské části Praha 14 mají možnost vyhledávat si smlouvy MČ Praha 14, o které mají zájem. Zároveň veřejnost má možnost porovnat s usneseními Rady MČ Praha 14, zda smlouvy byly uzavřeny v souladu se souvisejícími usneseními, schválenými Radou. Postup je transparentní, rychlý, efektivní a finančně nenáročný.

Praha 14, Radek Vondra – starosta

Kuřim, Drago Sukalovský – starosta

Výhody zveřejnován smluv přináší zejména pro občany – zvýšení transparentnosti veřejné správy, větší přehled o činnosti radnice. Pro radnici to má ale výhody také – v případě potřeby dohledají pracovníci odborů i smlouvy, které sami nevyřizovali. Máme lepší zpětnou vazbu občanů a také jistou ochranu před různým nařčením a obviněním z netransparentnosti,korupce atp.

Nebojte se procesu uveřejňování. V případě, že údaj o smlouvě či objednávce bude uveden chybně, v naprosté většině případů je možná náprava. Zjednodušený přístup k informacím o správě města a o finančních tocích vede k její snazší a efektivnější kontrole ze strany veřejnosti. S tím je nutně spjatý i zvýšený důraz na kvalitu práce a právního jednání ze strany města. Zveřejňování smluv zajišťuje centrálně právník města. Zveřejňování objednávek zajišťují samy příslušné odbory MěÚ, při jejichž činnosti byla objednávka vystavena. Zveřejňování faktur zajišťuje centrálně Odbor finanční a plánovací MěÚ. Ve většině případů dochází k uložení textu smlouvy ve formátu .pdf a jeho zveřejnění. V případě, že město má k dispozici dokument pouze v listinné podobě, dochází k jeho naskenování (po případné anonymizaci).

Semily, Jan Farský – starosta

Černošice, Filip Kořínek – starosta

Mít smlouvy jen tištěné v šanonech a archivech, tedy špatně dostupné, nezálohované apod., to by byl přístup minulého tisíciletí. A když už jsou v digitální podobě, není důvod je místo intranetu nepověsit na internet. V každé smlouvě máme doložku, že protistrana souhlasí, že smlouva bude veřejně přístupná. Nikdo nám nikdy nedomítl kvůli tomu smlouvu podepsat. Hlavní výhodou transparentnosti a zveřejňování (nejen smluv) je získání důvěry občanů ve správu města. Atmosféra v Černošicích se za poslední tři roky výrazně zlepšila a za této situace se mnohem lépe pracuje i samotnému úřadu – řešíme méně stížností vyplývajících z nedůvěry, neznalosti, komunikace je celkově konstruktivnější. Dalším praktickým přínosem pro úřad i vedení města je úspora času a usnadnění kvalitního rozhodování. Při jakémkoliv jednání je snadné si na webu otevřít potřebné informace (smlouvy, projektovou dokumentaci, rozpočet, zápisy z jednání apod.). Také nemusíme vyřizovat žádné žádosti o poskytnutí smlouvy na základě zákona o přístupu k informacím. Spravujeme společné záležitosti a společné finanční prostředky, a tak nevidíme důvod, proč by takové dokumenty měly být ukryty jen na vnitřní síti úřadu. Aby bylo zajištěno, že se jedná o finální (podepsanou) verzi smluv, a aby se zrychlilo prohlížení, skenujeme smlouvy včetně podpisů do formátu PDF (se zachováním možnosti fulltextového vyhledávání). Pár hodin měsíčně, které jedné naší pracovnici skenování a vkládání smluv zabere, je bohatě vyváženo přínosy.

Zveřejňování smluv bylo dobrovolné rozhodnutí s cílem dalšího otevření úřadu a zároveň příprava na dobu, kdy zveřejňování bude povinné. Vytváří možnost vnější kontroly a kontroly vnitřní v rámci úřadu. Smlouvy zveřejňuje pracovník úřadu, který smouvu předkládá RM nebo ZM ke schválení. Skenujeme je pouze v případě, že návrhy smluv obdržíme z druhé strany pouze v listinné podobě. V ostatních případech zveřejňujeme ve formátech doc nebo .pdf. Vedoucí kanceláře starosty od těchto pracovníků dostává sumář. Při výběrových řízeních zveřejňujeme smlouvy kromě Centrálního registru navíc ještě i na našem webu.

Chrastava, Michael Canov – starosta

Praha – Libuš, Jiří Koubek – starosta

Mám větší klid na zastupitelstvu, neboť odpadly dotazy při projednávání bodu Zpráva o činnosti Rady na podmínky smluv. Jednak si nejsem schopen pamatovat detailně každou smlouvu dva měsíce nazad, jednak ty smlouvy nemusím na zastupitelstvo nosit a hledat odpovědi v nich. Do každé smlouvy na samotný závěr jsme připsali větu, že smlouva bude zveřejněna, aby se protistrana nedivila.

Přínosy zveřejňování jsou mnohanásobné vyšší než drobné administrativní navýšení. Smlouvy do systému vkládá (scanuje v prohledávatelném PDF) tajemnice v rámci uveřejňování všech veřejných zakázek nad 40 tis. Kč. Občané i zájemci o zakázky si na tento systém již zvykli, podklady jsou volně ke stažení. Na obecním webu uveřejňujeme také veškeré faktury na 20 tis. Kč. bez DPH. Zásadní výhodou je posílení důvěry občanů ve vedení obce. Samotná možnost veřejného dohledu slouží k eliminaci excesů a samotného podezření z neefektivního vynakládání prostředků. Vedlo to také zvýšení zájmu firem o zakázky za nižší náklady pro obec. Za celou dobu fungování nedošlo k jedinému zpochybnění jediné veřejné zakázky. Došlo také ke snížení žádostí o informace dle zákona č. 106/1999 Sb.

Psáry, Milan Vácha – starosta

Ohrobec, Pavel Makovský – starosta

Smlouvy zveřejňujeme, protože nemáme před nikým tajnosti a každý, kdo chce pro obec pracovat, dodávat služby apod. si musí být vědom toho, že čerpá obecní prostředky a proto mu nesmí vadit, že jsou smlouvy zveřejňovány celé. Je to také možnost pro občany podívat se jaké smlouvy obec uzavírá, s kým, za jakou cenu.

Transparentnost, možnost kontroly uzavřených smluv občany, větší zapojení občanů do dění v obci, větší míra důvěry občanů v místní správu, to jsou výhody zveřejňování smluv. Smlouvy zveřejňuje přímo starosta. Máme také zřízen transparentní účet, takže občané mohou sledovat veškeré peněžní toky obce.

Krasov (okres Bruntál), Lukáš Grůza – starosta